Việc quản lý mẫu xét nghiệm y tế có tầm quan trọng vô cùng lớn, bởi nó đóng vai trò cốt lõi trong việc đảm bảo chất lượng và độ chính xác của kết quả xét nghiệm.
Quản lý mẫu xét nghiệm một cách khoa học và nghiêm ngặt giúp ngăn chặn những sai sót có thể xảy ra trong quá trình thu thập, bảo quản, và phân tích mẫu, từ đó tránh được việc chẩn đoán sai lầm, đảm bảo an toàn cho bệnh nhân.
Hơn nữa, quy trình quản lý mẫu xét nghiệm chặt chẽ còn hỗ trợ trong việc truy vết nguồn gốc của các bệnh truyền nhiễm, góp phần vào công tác kiểm soát dịch bệnh.
Do đó, việc quản lý mẫu xét nghiệm không chỉ giúp tăng cường hiệu quả điều trị mà còn là yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ cộng đồng khỏi các mối đe dọa về sức khỏe.
A. Quy định về quản lý mẫu xét nghiệm của Bộ Y tế
Bộ Y tế đã ban hành thông tư số 49/2018/TT-BYT nhằm hướng dẫn cụ thể quy trình quản lý mẫu xét nghiệm, từ việc lấy và tiếp nhận mẫu bệnh phẩm, thực hiện kỹ thuật xét nghiệm, trả kết quả xét nghiệm, đến việc lưu hồ sơ và xử lý bệnh phẩm sau khi nghiệm.
Các quy định này nhấn mạnh việc tiếp nhận mẫu dựa trên phiếu yêu cầu xét nghiệm, đồng thời đảm bảo trang thiết bị y tế đúng quy cách và theo hướng dẫn chuyên môn. Ngoài ra, quá trình xét nghiệm cần được tiến hành một cách nghiêm ngặt, tuân thủ quy trình kỹ thuật và quản lý chất lượng để đảm bảo tính chính xác và tin cậy của kết quả.
Những quy định về quản lý mẫu xét nghiệm của Bộ Y tế được thông báo rất chi tiết trong thông tư số 49/2018/TT-BYT như sau:
1. Lấy và tiếp nhận mẫu bệnh phẩm
+ Việc tiếp nhận mẫu hay lấy mẫu bệnh phẩm từ người bệnh phải căn cứ theo phiếu yêu cầu xét nghiệm (bản giấy hoặc điện tử) có đủ các mục theo mẫu hồ sơ bệnh án và phải có chữ ký của bác sĩ chỉ định.
+ Việc lấy cũng như tiếp nhận mẫu bệnh phẩm được thực hiện tại các khoa lâm sàng hoặc khoa khám bệnh, xét nghiệm hay lấy mẫu bệnh phẩm tại nơi cư trú của bệnh nhân. Trường hợp bệnh nhân đang cấp cứu, chăm sóc cấp 1 hoặc theo chỉ định của bác sĩ thì việc thực hiện lấy mẫu sẽ diễn ra tại giường bệnh.
+ Điều dưỡng và kỹ thuật viên thực hiện lấy, tiếp nhận mẫu bệnh phẩm hay một số xét nghiệm đặc biệt do bác sĩ thực hiện lấy mẫu bệnh phẩm theo yêu cầu chuyên môn.
+ Trang thiết bị y tế phục vụ việc lấy, bảo quản cũng như vận chuyển mẫu bệnh phẩm phải đúng quy cách, theo hướng dẫn của khoa xét nghiệm.
+ Quản lý việc chuẩn bị dụng cụ và phối hợp với các khoa khám bệnh cũng như khoa lâm sàng để kiểm tra, giám sát việc lấy hay tiếp nhận mẫu bệnh phẩm theo đúng hướng dẫn chuyên môn của Bộ trưởng Bộ Y tế.
+ Phân công người tiếp nhận, kiểm tra mẫu bệnh phẩm đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, số lượng cũng như bảo quản, thời gian, điều kiện vận chuyển và lưu trữ các mẫu bệnh phẩm.
2. Thực hiện kỹ thuật xét nghiệm
+ Kỹ thuật viên hoặc bác sĩ tiến hành việc xét nghiệm theo nội dung tại phiếu yêu cầu cũng như tuân thủ quy trình kỹ thuật, quản lý chất lượng và ưu tiên thực hiện các xét nghiệm cấp cứu, chăm sóc cấp 1 trước.
+ Quy trình và hướng dẫn thực hiện xét nghiệm phải được lãnh đạo bệnh viện thông qua cũng như có sẵn tại nơi làm việc.
3. Trả kết quả xét nghiệm
+ Cần kiểm tra kết quả xét nghiệm và ký trước khi kết quả tới tay người bệnh. Trong trường hợp phát hiện sai sót khi kiểm tra, cần đối chiếu với khoa lâm sàng hoặc thực hiện xét nghiệm lại nếu cần thiết.
+ Khoa xét nghiệm trả kết quả với thông tin rõ ràng, đúng thời gian theo quy định của cơ sở khám – chữa bệnh.
4. Lưu hồ sơ và xử lý bệnh phẩm sau xét khi nghiệm
+ Hồ sơ xét nghiệm phải được lưu trữ đầy đủ về thông tin, tên xét nghiệm, tên bệnh nhân lấy mẫu bệnh phẩm, loại mẫu bệnh phẩm cũng như thời gian lấy, tiếp nhận mẫu bệnh phẩm, phương pháp xét nghiệm, kết quả mẫu kiểm tra chất lượng nếu có, số lô và hạn sử dụng thuốc thử chính, tên người thực hiện việc xét nghiệm, kết quả và kết luận xét nghiệm, người ký kết quả.
+ Lưu mẫu bệnh phẩm theo yêu cầu đối với các loại xét nghiệm, bệnh phẩm còn lại sau quá trình xét nghiệm chỉ được tiêu hủy khi kết quả đã được ký.
B. Các khó khăn trong quản lý mẫu xét nghiệm hiện nay
Vào thời điểm trước đây, việc thực hiện nhập mẫu xét nghiệm của tất cả bệnh viện và cơ sở y tế đều được thực hiện trên trang tính Excel. Tuy nhiên, phương pháp này có những khuyết điểm là những thông tin về quy trình xét nghiệm bị rời rạc và phân bổ tại nhiều máy tính khác nhau.
Đọc thêm bài viết: Quản lý phòng khám bằng Access
Vì vậy cho nên khi nhập mẫu trên Excel sẽ cần nhiều nhân viên Y tế, kỹ thuật viên để quản lý, tổng hợp. Việc này dễ dẫn đến sai sót trong khi nhập liệu và xảy ra nhiều lỗi, từ đó dẫn tới ảnh hưởng đến quá trình xét nghiệm cũng như kết quả của bệnh nhân. Thêm vào đó, việc sử dụng Excel mất rất nhiều thời gian và công sức trong khi hiệu quả đem lại không cao.
C. Mục đích triển khai phần mềm quản lý mẫu xét nghiệm
Trong thời điểm hiện tại, việc triển khai phần mềm quản lý mẫu xét nghiệm là vô cùng cần thiết trong việc giảm thiểu sai sót, mất mát dữ liệu khi nhập tay thủ công. Phần mềm quản lý mẫu xét nghiệm được triển khai nhằm mục đích như sau:
+ Giảm thiểu việc nhập dữ liệu bằng cách thủ công xuống mức thấp nhất.
+ Hạn chế sự sai sót, mất mát dữ liệu trong quá trình lưu trữ.
+ Liên kết thông tin trên ứng dụng quản lý với thông tin người bệnh được lấy mẫu xét nghiệm.
Thêm vào đó, việc triển khai phần mềm này giúp việc quản lý diễn ra thuận tiện, đơn giản. Nó còn giúp cập nhật nhanh chóng và chính xác các dữ liệu cũng như tiết kiệm tối đa nhân lực, thời gian đăng ký, trả kết quả xét nghiệm.
D. Tính quan trọng của triển khai phần mềm quản lý phòng xét nghiệm
Phần mềm quản lý phòng xét nghiệm – LIS hay còn gọi là Laboratory Information System. Phần mềm này có tính năng lưu trữ, xử lý và quản lý dữ liệu của bệnh nhân hoặc tất cả những thứ liên quan đến quy trình xét nghiệm. Thêm vào đó, nó có thể kết nối được nhiều loại máy xét nghiệm và kết nối ổn định với phần mềm quản lý bệnh viện HIS nhằm mục đích trao đổi thông tin cũng như kết quả xét nghiệm.
Hệ thống thông tin LIS tại các bệnh viện, cơ sở Y tế sẽ tiếp nhận các yêu cầu xét nghiệm bao gồm: Thông tin bệnh nhân, thông tin bệnh phẩm, thông tin chỉ định xét nghiệm… Phần mềm cũng hỗ trợ cập nhật thông tin về yêu cầu xét nghiệm qua nhiều cách. Ngoài ra, Lis cũng cho phép tra cứu thông tin bệnh nhân hoặc bệnh phẩm theo mã bệnh phẩm, tên bệnh phẩm hoặc lịch sử xét nghiệm.
Nếu như cơ sở Y tế của bạn đang muốn xây dựng hệ thống LIS cho phòng xét nghiệm thì có thể tham khảo giải pháp Nencer LIS của công ty phần mềm Nencer. Hệ thống thông tin phòng xét nghiệm Nencer LIS chiếu theo quy định của Bộ Y tế để xây dựng, nhằm mục đích thúc đẩy việc tạo kho dữ liệu quốc gia về sức khỏe cũng như hạn chế sử dụng giấy tờ.
Đặc biệt với nền tảng của Nencer LIS, khách hàng có thể dễ dàng triển khai phần mềm quản lý phòng xét nghiệm chỉ từ 2.000.000 VNĐ mỗi tháng, trong đó tháng đầu dùng thử bạn sẽ được hoàn toàn miễn phí. Quý khách cũng có thể điều chỉnh, phát triển các tính năng phù hợp với hệ thống HIS của cơ sở Y tế.
