Hiện nay hầu hết các phòng xét nghiệm đã thực hiện việc tin học hóa trong quản lý dữ liệu xét nghiệm. Trên thị trường cũng có khá nhiều phần mềm hỗ trợ việc quản lý này. Tuy nhiên do đặc thù của phòng xét nghiệm có nhiều thiết bị, mỗi thiết bị lại thực hiện nhiều xét nghiệm khác nhau.
Để đảm bảo sự tiện dụng, chính xác cũng như các yêu cầu của ISO 15189 về chất lượng xét nghiệm. Sau một thời gian làm việc tôi nhận thấy, đẻ đáp ứng được các yêu cầu này đòi hỏi phần mềm phải thỏa mãn được các tiêu chí sau đây :
Phần mềm quản lý phòng xét nghiệm LIS hiệu quả cần phải đáp ứng nhiều tiêu chí quan trọng, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa quy trình làm việc. Dưới đây là một số yếu tố then chốt cần xem xét:
1. Khả năng kết nối. Có khả năng kết nối được tất cả các loại máy xét nghiệm khác nhau (các máy có hỗ trợ kết nối mạng LIS). Kết nối được tất cả các máy hiện tại đang có và tương lai sẽ mua thêm.
2. Có khả năng phân quyền người sử dụngTrong nội bộ xét nghiệm (kỹ thuật viên thông thường, cán bộ duyệt kết quả…). Mỗi tài khoản người dùng sẽ có những giới hạn nhất định, trong đó có tài khoản được phân quyền cao nhất.
3. Luôn lưu trữ kết qủa gốc: Kết quả gốc của máy phải luôn luôn được lưu trữ đầy đủ để truy xuất sau này, đáp ứng yêu cầu của ISO 15189.
4. Kết quả từ máy xét nghiệm có chế độ cập nhập tự động và thủ công để đảm báo tính chính xác của kết quả. Có những xét nghiệm cần có sự đánh giá của chính người thực hiện xét nghiệm, nên trong một số trường hợp kết quả phải được chính nhân viên đó cập nhập thủ công lên hệ thống.
5. Cập nhập chính xác thời gian xét nghiệm từ khi nhận chỉ định, chạy mẫu và có kết quả. Đây cũng là một trong các yêu cầu của ISO 15189. Phần mềm phải thể hiện đươc thời gian nhận chỉ định vào, thời gian bắt đầu phân tích và thời gian hoàn thành kết quả.
6. Lưu lại thông tin tài khoản nhập/ sửa kết quả để giám sát và kiểm tra. Trong một số trường hợp kết quả cần được sửa hoặc nhập thêm. Tuy nhiên khi sửa hoặc nhập thêm phải biết tài khoản đã sửa hoặc nhập thêm.
7. Cho phép quản lý chỉ số bình thường theo giới tính và độ tuổi. Đáp ứng yêu cầu của ISO 15189. Các chỉ số bình thường trên kết quả đôi khi sẽ khác nhau theo giới tính hoặc tuổi. Vì vậy phần mềm khi áp dụng các chỉ số bình thường này cần căn cứ dựa trên tuổi và/ hoặc giới tính của bệnh nhân.
8. Cho phép hiển thị những bất thường trong kết quả bệnh nhân (kết quả bất thường in đậm, hoặc màu sắc khác). Trên phiếu trả kết quả phải thể hiện được các chỉ số bất thường.
9. Hiển thị được kết quả tiền sử của bệnh nhân (với bệnh nhân có trùng PID, khi xét nghiệm lần sau sẽ hiện được kết quả các lần trước). để theo dõi tình trạng của bệnh nhân hoặc đáp ứng điều trị của bệnh nhân.
10. Cho phép tính toán kết quả tự động với những xét nghiệm yêu cầu tính toán số liệu. Với một số xét nghiệm kết quả cần đươc tính toán dựa trên kết quả của các xét nghiệm khác. Vì vậy phần mềm cần phải tự tính toán tự động dựa trên các kết quả khác.
11. Cho phép cả kết nối 2 chiều và một chiều tới máy xét nghiệm. Các xét nghiệm thông thường máy sẽ nhận được chỉ định và trả lại được kết quả. Với một số xét nghiệm đặc biệt chỉ cho phép chiều xuất kết quả ra mà không cho nhận chỉ định vào.
12. Cho phép xóa bỏ chỉ định để chạy lại. Trong một số trường hợp khi cần chạy lại mẫu khi đó phần mềm phải cho phép xóa các chỉ định máy đã làm để yêu cầu máy phân tích lại.
13. Cho phép khóa kết quả xét nghiệm để tránh sửa chữa, thay đổi. Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, đáp ứng yêu cầu của ISO 15189. Tài khoản cao nhất
14. Cho phép chấp nhận kết quả để in trả bệnh nhân, đẩy sang hệ thống mạng HIS để trả về các phòng khám chuyên khoa.
15. Cho phép xuất file sang nhiều định dạng như PDF, dạng file ảnh, dạng Word để trả bệnh nhân hoặc lưu trữ hồ sơ. Ngoài ra có thể thêm tiện ích chèn chữ ký điện tử hoặc chữ ký số vào phiếu kết quả.
16. Cho phép nhập danh mục khám sức khỏe tự động. Đây là yêu cầu quan trọng vì khi khám số lượng người lớn làm các xét nghiệm giống nhau nếu chỉ nhập đơn lẻ sẽ rất lâu và dễ sai sót. Vì vậy phần mềm cần có chức năng nhập khám sức khỏe để thuận tiện.
17. Biểu mẫu tạo phiếu trả kết quả phải linh hoạt, có khả năng cho phép người dùng tạo phiếu theo ý.
18. Chức năng thống kê phải đa dạng: theo đối tượng, giới, tuổi, nhóm xét nghiệm, loại xét nghiệm, ngày, bác sĩ…..
19. Cho phép người dùng dễ dàng tạo thêm các loại xét nghiệm mới lên hệ thống. Phân chia danh mục xét nghiệm theo nhóm: Hóa sinh, huyết học, vi sinh…
20. Có khả năng sao lưu dữ liệu tự động hoặc thủ công. Có đội ngũ kỹ sư hỗ trợ trực tuyến liên tục.
Việc lựa chọn phần mềm quản lý phòng xét nghiệm không chỉ dựa trên tính năng kỹ thuật mà còn phải xem xét đến khả năng tương thích, sự dễ sử dụng, và khả năng tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng phòng xét nghiệm. Phần mềm lý tưởng cần đáp ứng các tiêu chí về quản lý dữ liệu, bảo mật, tích hợp hệ thống, và hỗ trợ quyết định chính xác, giúp tối ưu hoá thời gian và nâng cao hiệu suất công việc. Việc lựa chọn đúng đắn sẽ đem lại lợi ích lâu dài, góp phần đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của người dùng cuối cùng.
