Khi mua một sản phẩm, chắc hẳn các bác sĩ sẽ đặt ra tiêu chí cụ thể để đưa ra quyết định. Trong quản lý phòng khám cũng vậy. Việc đặt ra các tiêu chí chọn một phần mềm gắn bó trong suốt quá trình hoạt động càng khắt khe hơn. Chính vì vậy, dưới đây là gợi ý về các tiêu chí để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.
Khi lựa chọn phần mềm quản lý phòng khám, bạn nên xem xét các tiêu chí như: tính năng đáp ứng nhu cầu cụ thể của phòng khám (đặt lịch, quản lý hồ sơ bệnh nhân, kê đơn), dễ sử dụng, tích hợp được với hệ thống hiện tại, đảm bảo bảo mật dữ liệu bệnh nhân, hỗ trợ kỹ thuật và cập nhật định kỳ, cũng như chi phí phù hợp với ngân sách. Đây là những yếu tố quan trọng giúp phòng khám vận hành hiệu quả và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho bệnh nhân.
1. Phù hợp với nguồn lực phòng khám
Mỗi phòng khám sẽ có quy mô hoạt động khác nhau. Bác sĩ cần biết số lượng nhân viên, số lượng bệnh nhân tại phòng khám là bao nhiêu. Sau đó, bác sĩ hãy lựa chọn gói phần mềm phù hợp nhất và đạt hiệu quả cao nhất.
Nếu phòng khám có quy mô lớn khoảng từ 100 – 200 nhân viên cộng với số lượng bệnh nhân lớn. Bác sĩ nên lựa chọn phần mềm có tính năng tạo nhiều tài khoản người dùng và phân quyền sử dụng. Đồng thời, phần mềm có khả năng phân bổ công việc nhân viên để giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng sự hài lòng của bệnh nhân.
Nếu phòng khám có quy mô nhỏ 1 – 5 nhân viên, thì nên lựa chọn gói phần mềm có giá thành thấp, phân quyền truy cập và có tính năng cơ bản như quản lý thông tin bệnh nhân, toa thuốc và tài chính.
Bác sĩ nên tính toán tổng chi phí khi cài đặt phần mềm và doanh thu của phòng khám để đưa ra quyết định đầu tư hợp lý.
2. Tính năng
Các tính năng cơ bản cần có trong phần mềm quản lý phòng khám như:
- Tiếp nhận, quản lý bệnh nhân.
- Kê đơn thuốc.
- Chỉ định xét nghiệm.
- Tạo báo cáo và thống kê.
Ngoài ra, hiệu quả quản lý phòng khám sẽ càng nâng cao hơn nếu có thêm những tính năng như thanh toán trực tuyến, gửi nhắc hẹn qua email hoặc tin nhắn SMS.
3. Hỗ trợ giữ tương tác với bệnh nhân
Một phần mềm quản lý phòng khám hiệu quả cần giúp bác sĩ giữ và tăng tương tác với bệnh nhân, giúp bác sĩ giải đáp kịp thời những thắc mắc sau khám của người bệnh, đưa thêm sự tư vấn hợp lý, vừa giúp nâng cao hiệu quả của việc khám chữa bệnh, vừa tăng sự tín nhiệm của bệnh nhân đối với phòng khám bác sĩ.
4. Cơ sở dữ liệu quản lý phòng khám
Phần mềm quản lý phòng khám cần một cơ sở dữ liệu hỗ trợ được các việc như:
- Lưu trữ thông tin bệnh nhân bào gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số bảo hiểm y tế,…
- Lịch sử bệnh án và quá trình điều trị của bệnh nhân, bao gồm các thông tin về: triệu chứng, kết quả xét nghiệm,…
- Lịch hẹn khám bao gồm ngày giờ khám và tên bác sĩ thăm khám.
- Thông tin thuốc và dược phẩm sử dụng trong phòng khám bao gồm: tên, liều lượng, tác dụng phụ, giá cả,…
- Các thông tin về hoạt động phòng khám khác như: thông tin tài chính, quản lý nhân sự, cập nhật phần mềm,…
- Cơ sở dữ liệu cần được thiết kế vừa có tính bảo mật vừa dễ dàng lưu trữ và nhanh chóng tìm kiếm thông tin về bệnh nhân, quá trình điều trị tại phòng khám.
5. Giao diện thân thiện
Phần mềm quản lý phòng khám cần có sự đơn giản và thao tác dễ sử dụng. Vì bác sĩ phải sử dụng phần mềm hằng ngày, các tính năng và đề mục càng rõ ràng, thao tác càng đơn giản thì tốc độ làm việc và độ chính xác của hoạt động quản lý sẽ được cải thiện.
Ngoài ra, phần mềm cần được thiết kế hỗ trợ đa dạng hệ điều hành như: iOS, Android, macOS, Linux,… Bác sĩ có thể sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau mà không phải lo lắng về tính tương thích.
6. Bảo mật thông tin
Mỗi phòng khám đều có quy trình khám chữa bệnh khác nhau. Tuy nhiên, bảo mật thông tin bệnh nhân luôn được đặt lên hàng đầu. Vấn đề bảo mật chính là hạn chế lớn của phòng khám.
Thông tin bệnh án, thông tin bác sĩ cần được đảm bảo theo các tiêu chuẩn như Hipaa, ISO, có khóa password ID hoặc sinh trắc học để bảo vệ dữ liệu bác sĩ.
Nencer CIS - Giải pháp quản lý thông minh cho phòng khám
1. Thiết lập theo quy trình khám chữa bệnh của phòng khám
Phần mềm quản lý phòng khám Nencer CIS được xây dựng theo hướng tùy biến thiết lập quy trình, đáp ứng quản lý đầy đủ quy trình khám chữa bệnh của phòng khám: Tiếp đón, thu ngân, khám bệnh, xét nghiệm, CĐHA, TDCN, quản lý dược vật tư, báo cáo thống kê…
2. Quản lý tài chính - Tích hợp thanh toán trực tuyến
Quản lý tài chính phòng khám chặt chẽ, tích hợp nhiều hình thức thanh toán như: Ví điện tử, kết nối máy Pos, QR Pay, iBanking…Quản lý thông tin thu - chi chi tiết, xem lại lịch sử giao dịch, quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp…
3. Đặt hẹn thông minh qua cổng website, app mobilie, tin nhắn
Khách hàng có thể đặt hẹn nhanh chóng chính xác qua các kênh khác nhau: SMS, App hay website. Đặc biệt hệ thống xác thực cuộc hẹn trên phần mềm giúp khách hàng khi đặt hẹn được thăm khám đúng thời gian, bác sỹ, cơ chế nhắc lịch cho bác sỹ.
4. Báo cáo phân tích Dashboad – Hệ quản trị mạnh mẽ
Với các báo cáo dạng biểu đồ phân tích, trên nền tảng web, chủ Phòng khám có thể xem được ngay trên điện thoại mọi lúc mọi nơi, đem đến những trải nghiệm thoải mái. Hệ thống quản trị, phân quyền, cấu hình linh hoạt, an toàn, bảo mật dữ liệu.
